El arte de delegar

Clásico que tu jefe se va de vacaciones y no te deja ninguna tarea porque prefiere que el proyecto se atrase una semana a que lo hagas tú solito. A ti, por supuesto, te frustra muchísimo… Pero a la hora de compartir responsabilidades con tu equipo, también eres de los que asigna tres y te quedas con las otras veinte.

Delegar implica aceptar que necesitas de los demás, lo cual no es muy sencillo para muchas personas. Y esto no solo pasa en el ámbito laboral, ¿cuántas veces no le has dicho a tu pareja que mejor tú lavas los platos porque no sabe cómo?

Aprender a enseñar

Delegar es habilitar a alguien más para que ejecute una tarea en tu representación. O sea, es volver hábil a otra persona por medio de la enseñanza y la práctica, y eso significa que probablemente no le va a salir a la primera, sino que debe repetir varias o muchas veces las cosas para ganar esa habilidad. También implica tiempo y tener ganas de que el otro aprenda.

Recuerda cómo es el proceso: recibes una instrucción, digieres la información, practicas y ejecutas las tareas.

Las broncas del que todo puede

El no saber delegar eficientemente genera un montón de problemas: retrasos, pérdida de tiempo y dinero, poca retención de personal (esto en sí mismo es costosísimo), desgaste emocional, tensión entre áreas o personas…

Por otro lado, saber delegar es una fuente de beneficios, como retención y desarrollo de personal, confianza en el equipo de trabajo, colaboración entre gente, optimización del tiempo, rapidez en la gestión de tareas, desarrollo de habilidades, disminución de costos, etc.

¿Cuándo sí y cuándo no?

¿Quién es el responsable de habilitar de manera eficiente a su colaborador? Pues el jefe. Ahora, si esa persona c on base en la información que recibió, hizo mal su trabajo, ¿quién es corresponsable del error? El jefe también, sobre todo si hay consecuencias.

Es por eso que, si no se tiene el tiempo para que las cosas salgan mal, no es momento de empezar a delegar. El jefe, o quien organiza las tareas, tiene que tener un excelente criterio para decidir qué y cuándo se delega.

Sí…

* Cuando hay un equipo maduro que necesita poca supervisión

* Si la actividad implica poco riesgo o las consecuencias de hacerla mal no supone costos altos

* Cuando hay poco tiempo para gestionar y se cuenta con personas habilitadas para ejecutar la tarea

No

* Si la persona no tiene los conocimientos técnicos o es muy nueva en la organización

* Cuando se trata de una tarea muy crítica o importante

* Si hay poco tiempo, lo recomendable es priorizar y sacar lo más urgente primero, ahí sí, aunque lo tengas que hacer tú

Los extremistas

Hay dos personajes que, según ellos, son buenísimos delegando, pero no podrían estar más lejos de la realidad:

El control freak, que en realidad hace todo

No delega por no perder el control, una conducta que es un verdadero veneno para la empresa. Piensa que no hay nadie tan talentoso como él en quien pueda confiar para asignarle alguna tarea. Esto causa cuellos de botella en el proceso, pues quiere hacer, revisar y enterarse de TODO. Un verdadero fastidio y la gente se cansa de él rápidamente.

El que delega todo y a todos

Bajo una imagen de “me apoyo en mi equipo”, suele ser alguien que cero se involucra o hasta es flojo. Su equipo siente que abusa de ellos y hay muchos problemas internos, toxicidad emocional, cansancio, etc.

Aprende a delegar como dios manda

1. Sé específico. Tienes que saber perfectamente qué se tiene que hacer y cuáles son los resultados esperados. Tienes que ser lo más específico posible, incluyendo cómo y cuándo quieres que lo entregue.
2. Deja de asumir. Pensar que el otro te lee la mente y sabe lo que tú, cómo te gustan las cosas o qué herramientas necesita, obvio, va traer errores. Di las cosas, aunque parezcan obvias. Disminuirás mucho el rango de error.
3. Monitorea de cerca, pero sin meterte. No es estar encima de los colegas ni desentenderse, sino monitorear de manera frecuente para poder hacer ajustes de forma oportuna. El chiste es mostrar interés, ver cómo van las cosas y ser corresponsable de la actividad, así las personas se sienten tomadas en cuenta y guiadas.
4. Deja que actúen. Permite que cada quien haga las cosas a su modo. Sí hay que cumplir con ciertas normas, estándares de calidad y tiempos, pero no pasa nada si hacen algunas cosas “a su manera”. Evita ser controlador y seguro tendrás buenos resultados.
5. Evalúa los resultados y da retroalimentación. Al terminar la actividad, analiza el producto final y haz los ajustes necesarios, para perfeccionar el proceso y que la persona mejore en su trabajo. Si realmente monitoreaste bien el proceso, no tendría que haber sorpresas, así que puedes (y debes) reconocer al equipo su aportación y cumplimiento, y hacer lo necesario para que la siguiente vez sea mejor. Absolutamente todo es un aprendizaje, haya salido bien o no. Refuerza lo que estuvo bien, corrige lo que haya salido mal y move on. Ya si de plano una persona no puede, no es que no sea capaz de hacer eso, es que no tiene lugar en tu organización.

Dar el paso de hacer a decir qué y cómo se hace no es nada fácil, pero aprender a delegar es un lujo que, cuando se hace bien, te puede cambiar la vida. Los buenos resultados de tu equipo se reflejan en ti, y te dará mucha paz mental saber que alguien puede hacer las cosas tan bien como tú… Sobre todo, si eres tú el que le enseñó. Tómate el tiempo. Sí, es más rápido cuando uno hace todo, pero eventualmente resulta mejor enseñarle a otros. Te lo vas a agradecer a ti mismo.