¿Cómo llevar una junta de forma correcta?

Las juntas pueden ser horrendas pero al mismo tiempo son esenciales, por eso la Agencia de Proyectos e Investigación Avanzada del gobierno de Estados Unidos está trabajando en una herramienta de inteligencia artificial para ayudar a grupos a tomar decisiones. Este robot “se sienta” en las juntas, observa el comportamiento e interviene cuando la junta se desvía. O sea, es ese moderador que debería estar en cualquier reunión alargada.

Millones de juntas suceden al mismo tiempo en todo el mundo, interrumpiendo el trabajo valioso de las personas y drenándolas de energía, tiempo y moral.

La escuela de negocios de Stanford reunió a cirujanos, exespías, coaches de la NBA, neurocientíficos y hasta líderes espirituales para solucionar este asunto, y la respuesta fue empezar a ver cada junta como un partido de algún deporte en el que necesitas enfocarte en lo que quieres lograr y tener una estrategia para hacerlo. Y algo importantísimo es saber comunicarlo para que la información llegue a quien debe llegar, para esto, quien lleva la junta ¡debe querer ser efectivo!

Todo está en el plan y aquí te lo damos paso por paso:

ANTES DE LA JUNTA

• Identifica necesidades: una junta debe resolver una necesidad, entonces lleva en una hoja las necesidades a resolver
• Comparte la agenda: esto te ayudará a tener prioridades y que todos estén preparados
• Aprende a invitar: no invites a un contador a la junta de diseño, solo a quien realmente puede aportar algo

DURANTE LA JUNTA

• Anima a todos a participar: si nadie lo hace, a qué fueron
• Deja espacio para el humor: la risa ayuda a que todo mundo se relaje y se pongan creativos, así salen mejores ideas
• Evita las quejas: tuyas y de los demás, arruinan el mood de la junta
• Enfoca las discusiones: o sea, no se desvíen de los temas de la agenda, el líder siempre tiene que llevar de regreso a lo que se tiene que hacer

DESPUÉS DE LA JUNTA

• Comparte la minuta: esto sirve para tener por escrito los acuerdos y decisiones a las que se llegaron con responsabilidades asignadas 
• Pide feedback: esto ayuda a que tu junta salga cada vez mejor
• Dale seguimiento: a todo lo que quedaron en la junta, no necesariamente en otra junta, pero que se cumplan los acuerdos

Una buena junta es una en la que todos saben por qué y para qué están ahí, y a veces sirve para sentir que trabajamos con personas y no con robots, entonces no te tomes tan en serio el asunto, ¡aprovecha el tiempo para que sí sirva!