¡Líbrate de la juntitis!

Por: Rebeca Muñoz

¿Te ha pasado que estás en una junta y, entre que te comes todas la donas y dibujas corazoncitos en tu cuaderno, te preguntas para qué fuiste, si eso no tiene nada que ver contigo o tus funciones o, es más, ni siquiera sabes de qué están hablando? No estás solo. De hecho, creemos que hay una conspiración para que los jefes se vean ocupadísimos y por eso se inventan una junta innecesaria.

Es por eso que todo mundo quiere correr al escuchar “hay que hacer una junta para resolver equis tema” o “hacemos junta para ir construyendo la idea del proyecto de 2020?”. Para lo que se te ocurra quieren hacer juntas, la gran mayoría de las veces me parece terrible la idea. El problema no es la junta en sí misma, sino que se convoca sin una estructura ni un objetivo o metas claros.

¿Qué genera el exceso de juntas?
– Pérdida de tiempo valioso de trabajo en el escritorio
-Desgaste emocional
-Interrupción del ritmo de trabajo
-Sentimiento del empleado de no estar haciendo bien el trabajo

Si tú eres el convocador estrella:
Lo primero que debes preguntarte es ¿qué pasaría si la junta que estás planeando no existiera? Piénsalo muy bien: si el asunto se resuelve con un correo, si nadie le da importancia y se la pasa en el celular, si quien está invitado no necesita ningún tipo de preparación para estar ahí, cancélala. ¡En serio!
Pregúntate cuánto cuesta el tiempo de cada persona que está ahí. Si supieras el costo (literal, económico) de cada una de tus juntas, tendrías mucha más consideración a la hora de convocarlas. De verdad, solo debes llamar a una junta si el tema a tratar es casi casi de vida o muerte.

La junta perfecta no existe:
Muy pocas veces uno sale de una junta con el sentimiento de que fue súper productiva, además de que te tragaste 14 donas, la sensación es de que todo fue un fastidio. ¿Entonces, qué haría de una junta algo bueno?

• Respetar el tiempo acordado
• Asignar a una persona para que lleve la junta y se apegue a la agenda
• Llegar a acuerdos válidos y definir los siguientes pasos, idealmente con fechas de entrega
• Concluir la junta recapitulando lo establecido para que los asistentes tengan claro en qué acaban de usar su tiempo
• Enviar una minuta clara y concisa a todos los asistentes

El punto es que si tus jefes o compañeritos no entienden que es un desperdicio de tiempo, hay que aprender a decir que no. ¡En serio! En esta situación de adicción a las juntas, alguien tiene que comenzar a hacer conciencia de la forma en la que se utiliza el tiempo y ese puedes ser tú.